Gelir İdaresi Başkanlığınca onaylı Sembol E-Defter uygulaması 2016 Yılı itibari ile Piyasaya sunulmuştur. İşletmelerin Yevmiye ve Kebir defterlerinin dönemsel olarak oluşturulması ve yönetilmesi amaçı ile gerçekleştirilmiştir. E-Defter uygulaması Sistem 2023 ERP Sisteminden alınan veriler ile Aylık Yevmiye , Kebir , Berat ve Rapor Dosyalarını Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standartlar çerçevesinde oluşturmaktadır. Gerekli İmza , Şema / Şematron kontrollerini gerçekleştiren E-Defter Uygulaması Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilmesini sağlar. E-Defter uygulaması Firme ve Şube oluşturma iökanına sahiptir. Firmaların ve Şubelerin defterleri ayrı ayrı oluşturulabilmektedir. Veri doğrulama yöntemi ile Yevmiye ve Kebir verilerindeki uyuşmazlık durumlarını daha defterleri oluştururken haber vermektedir. Ayrıca Oluşturulan defterlerin onaylanması aşamasında online olarak Sembol Yazılım tarafından son bir denetim ve kontrol için onay mekanizması işletilmektedir. Kullanımı kolay ve her türlü veri güvenliği sağlanmış olarak Sembol E-Defter uygulaması geliştirme ve Gelir İdaresi Başkanlığınca yapılan tebliğler doğrultusunda sürekli kendini yenilemektedir.

Sembol E-Defter uygulaması aşamalı olarak bir ardışıl işlem olarak defterleri oluşturmaktadır. Bu işlemlerin her aşamasında gerekli veri kontrolleri sağlanmaktadır. Bu işlemler sırası ile aşağıdaki gibidir.

1 - Aylık Verinin Alınması

E-Defter Uygulaması Yevmiye ve Kebir Defterlerine temel oluşturacak olan veriyi CSV formatında aylık olarak alır.

2 - Verilerin Uyumluluk Kontrolü

Bu verileri Önceki ay uyumluluğu ve veri eşlemesi ile denetime tabi tutar. Veride bir hata ile karşılaşırsa veri yüklemesini yapmaz. Ve gerekli uyarıları yapar.

3 - Yevmiye ve Kebir Defterlerinin Oluşturulması

Kontrol edilmiş ve yüklenmiş veriden Yevmiye defteri oluşturulur. Daha sonra ilgili yevmiye defterine karşılık Kebir Defteri oluşturulur. Buna bağlı berat dosyaları ve berat rapor dosyası otomatik olarak oluşturulur.

4 - Oluşturulan Defterlerin Uyumluluk Kontrolü

Oluşturulan Yevmiye ve Kebir Dönemsel olarak aynı veri doğruluğuna sahip olmalıdır. Bu aşmada yeni Yevmiye ve Kebir defterleri Tutarsal ve Hesap bazında eşleştirilerek tam bi kontrolden geçirilir. Böylece Baştan veri ile kontrollü gelen yapılan defter oluşturma işlemindede devam ettirilir.

5 - Şema / Şematron Kontrolü

Oluşturulan Defterler ve Berat dosyaları Gelir İdaresi Başkanlığının yayınlamış olduğu güncel Şema / Şematron kontrollerine tabi tutulur. Burda herhangi bir hata varsa kullanıcıya anında gösterilir.

6 - Onaylama

Bütün Veri doğruluğu ve Şema / Şematron denetimleri sonucunda başarılı olarak üretilmiş yevmiye defteri , kebir defteri , berat ve berat raporları. İmzalama işlemine tabi tutulur. İmzalama sürecinde herhangi bir hata ile karşılaşılmamışsa bütün defterler imzalanmış olarak hazır halde tutulur. Bu aşamadan sonra Sembol Yazılım E-Defter Uygulaması Sembol Yazılıma otomatik olarak bir onay talebi gönderir. Sembol Yazılım ilgili ekibi son bir kontrol ve denetleme yaparak ilgili onay talebine karşılık bir onaykodu üretir. Bu onay kodu E-Defter uygulamasında onaylandığında görülür ve kullanıcının onaylaması ile artık defterler ve beratlar E-Defter Uygulaması ile kilitlenir. Bu aşamdan sonra artık defterler Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilebilir hale gelir.

Gelir İdaresi Başkanlığınca yapılan tebliğ doğrultusunda Defter Berat Raporu oluşturulması görüntülenmesi ve imzalanması işlemleri için çalışmalar yapılmıştır. Bu kapsamda ilave olarak en güncel Şema / Şematron denetimleri için yine Gelir İdaresi Başkanlığınca yayınlanan Şema / Şematron kütüphaneleri güncellenmiştir.